Comunicazione e condivisione

Il dipendente pubblico nel suo lavoro quotidiano è chiamato a interagire con diversi attori: colleghi e vertici dell’amministrazione di appartenenza, dipendenti e strutture di altre amministrazioni, cittadini e imprese.

All’interno della propria amministrazione il dipendente pubblico può ricorrere ad un ventaglio di strumenti tecnologici, più o meno ampio ed istituzionalizzato, per gestire la comunicazione e la condivisione di documenti e informazioni nei propri processi di lavoro. Tale insieme di strumenti include la posta elettronica ordinaria, la intranet istituzionale e le cartelle condivise in rete, ma anche sistemi sempre più evoluti quali le applicazioni di instant messaging o di audio video conferencing, i forum interni e le soluzioni di condivisione e sincronizzazione di file. Di conseguenza, il dipendente pubblico è chiamato a conoscere tali strumenti e le loro caratteristiche principali e soprattutto a sviluppare la capacità di scegliere e utilizzare in ogni occasione lo strumento più appropriato in funzione di diversi fattori, incluso la natura e la complessità del contenuto da veicolare, nonché il grado di formalità richiesto e la presenza di eventuali vincoli normativi da rispettare.

Il dipendente pubblico è inserito nel più ampio sistema di comunicazione della propria amministrazione con i suoi principali stakeholder esterni, tra cui spiccano i cittadini, le imprese e le altre amministrazioni. Tale sistema è oggetto negli ultimi anni di un profondo cambiamento dovuto, da un lato, ad un’attenzione crescente alla partecipazione e alla necessità di rafforzare la percezione condivisa di trasparenza e di efficienza e, dall’altro, all’ingresso anche nel mondo della pubblica amministrazione di strumenti evoluti di comunicazione, inclusi i social media, che si affiancano a strumenti tradizionali quali il sito web istituzionale o la posta elettronica certificata.

La comunicazione deve poi tenere conto dell’evoluzione normativa. Gli strumenti e i sistemi telematici e digitali stanno, infatti, determinando una rivisitazione profonda dei diritti di cittadinanza che devono essere sempre assicurati e garantiti. In particolare la recente introduzione del domicilio digitale cambia le modalità di comunicazione tra l’amministrazione e il cittadino.

In questo scenario il dipendente pubblico ha, pertanto, la necessità di conoscere gli strumenti di comunicazione esterna e di saper applicare le modalità di interazione più adatte a seconda del soggetto e della circostanza, nel costante rispetto delle disposizioni normative.

Conoscere tutti gli strumenti tecnologici a disposizione per interagire quotidianamente con i colleghi e le altre strutture dell’amministrazione di appartenenza e per condividere informazioni e documenti di lavoro.
Saper selezionare le modalità di comunicazione e condivisione digitale più opportune anche in funzione della natura e dei contenuti da veicolare e del grado di formalità richiesto.

Livello di padronanza 

BASE

 
  • Saper utilizzare la posta elettronica in quanto strumento principale di comunicazione all’interno della stessa amministrazione;
  • Conoscere l’intranet quale strumento di comunicazione e condivisione interno all’amministrazione e comprenderne le caratteristiche principali;
  • Saper utilizzare gli strumenti elementari di condivisione dei documenti (es. cartelle condivise) e saper riconoscere i vantaggi che possono apportare.
 

Livello di padronanza 

INTERMEDIO

 
  • Conoscere i diversi tipi di strumenti di comunicazione evoluti (es. applicazioni di instant messaging e audio video conferencing, forum interni…) e le loro caratteristiche principali;
  • Conoscere le caratteristiche principali degli strumenti avanzati di condivisione on-line  di informazioni e documenti.
 

Livello di padronanza 

AVANZATO

 
  • Saper utilizzare gli strumenti avanzati di comunicazione (forum, instant messaging, audio video conferencing);
  • Saper scegliere gli strumenti di comunicazione più appropriati in funzione delle caratteristiche del messaggio, incluso natura, complessità e grado di formalità del contenuto;
  • Saper utilizzare gli strumenti avanzati di condivisione on-line di informazioni e documenti valutandone vantaggi e rischi.
 

Saper individuare gli strumenti di comunicazione digitale ed il registro linguistico più appropriati in funzione dei diversi messaggi e contenuti da veicolare, al fine di interagire appropriatamente con le altre amministrazioni e, soprattutto, di attivare una comunicazione pubblica e forme di partecipazione efficaci in favore di cittadini e imprese.
Riconoscere il valore attribuito alle comunicazioni trasmesse a mezzo PEC nei confronti di cittadini, imprese e altre amministrazioni. 
Sapere cos’è il domicilio digitale dei cittadini, dei professionisti e delle imprese e conoscere le implicazioni della sua elezione.

Livello di padronanza 

BASE

 
  • Conoscere cos’è e quali sono le caratteristiche della Posta Elettronica Certificata (PEC);
  • Conoscere il ruolo della PEC quale strumento di comunicazione tra pubbliche amministrazioni; 
  • Conoscere il ruolo della PEC quale strumento di comunicazione con il cittadino e le imprese;
  • Conoscere l’obbligo di acquisire d’ufficio le informazioni già in possesso di altre amministrazioni;
  • Conoscere quali sono le modalità individuate dalla normativa di riferimento per inoltrare validamente istanze e dichiarazioni a pubbliche amministrazioni per via telematica;
  • Conoscere il concetto di domicilio digitale;
  • Conoscere gli strumenti elementari per la comunicazione e diffusione di informazioni in favore di cittadini e imprese (es. siti web istituzionali, FAQ, avvisi).
 

Livello di padronanza 

INTERMEDIO

 
  • Saper utilizzare la PEC come strumento di comunicazione tra amministrazioni;
  • Saper utilizzare la PEC come strumento di comunicazione con i cittadini e le imprese;
  • Comprendere le implicazioni del domicilio digitale quale unico indirizzo per le comunicazioni dell’amministrazione al cittadino;
  • Conoscere quali sono gli strumenti evoluti di comunicazione e partecipazione in favore di cittadini, imprese e degli altri stakeholder di una pubblica amministrazione (es. forum, social media);
  • Conoscere l’esistenza di diversi registri linguistici a seconda del destinatario e dello strumento utilizzato;
  • Saper utilizzare la PEC in maniera integrata con il protocollo informatico e il sistema di gestione documentale quale strumento di comunicazione con cittadini, imprese e altre amministrazioni;
  • Saper individuare i dati presenti in banche dati di altre pubbliche amministrazioni necessari allo svolgimento di compiti istituzionali.
 

Livello di padronanza 

AVANZATO

 
  • Conoscere la possibilità di invio di notifiche push a cittadini e imprese;
  • Saper utilizzare gli strumenti avanzati di comunicazione (forum, instant messaging, audio video conferencing, social media);
  • Saper scegliere gli strumenti di comunicazione digitale più appropriati per l’interazione con cittadini e imprese in funzione della natura, complessità e grado di formalità del contenuto da veicolare;
  • Saper scegliere il registro linguistico appropriato a seconda del destinatario e dello strumento utilizzato.